残業時間の集計をしていなかった僕がどうやって仕組化したのか？
タイトル通りです。
私は創業100年の会社の3代目社長です。
父から会社を譲り受けた段階で、社員は私含めて4名程度。年間休日という考え方もなく、毎週日曜日が定休日で時々土曜日も休める。お盆とお正月は社長（父）が適宜定めるというルールでした。
でも、特に家族経営の会社はこういったルールが多いと思いますし、年間休日を定める、という事もしないケースがほとんどではないかと思います。
当時は社長（父）の感覚で、「今月は忙しかったから残業代として10,000円な」的なノリの手当てで、残業時間給という25%割り増しとか、法定休日とか、そういった概念は存在していませんでした。当然有給だってなく、家族以外の社員に関しては「あと何日ある」のかわからない有給休暇は社長（父）の顔色を見ながら使ったり、社長（父）が終業宣言をするまでが就業時間というオペレーションでした。
しかしながら、私が代表になってからは社員を増員し、家族以外の社員を採用していくようになります。
当然様々な国のルールに則る必要があります。
定休日の設定
まず、私が行ったのは定休日の設定です。
それまで日曜日ときまぐれ土曜日だった休日を【定休日：水曜日】と定めました。
BtoCの会社だったので、顧客は土日の打合せを希望し、日曜日の定休日は度々返上していました。
なら、いっそのこと、、、、、と日曜日を勤務日としたのです。
シフトを組合せて定休日なしにした事もありましたが、シフトを組むのが複雑になります。
また、社員の休みが複雑になるので、全体会議の日程が組みにくくなったり、社員同士のコミュニケーションがとりにくくなることもあり、定休日を設定しました。
労働時間の設定
そして、労働時間の設定。
厚労省の定めによると6時間以上の場合は45分。8時間以上の場合は1時間以上の休憩をとなっています。
当時、8時～18時が定時となっていましたので、勤務時間は10時間。
当然これは違法なわけですから、定時を9時～18時に修正して、休憩時間を60分お昼にとることにしました。
また、職人さんは10時に休憩、15時に休憩をとるため、その慣習をそのまま利用し以下のようにルールを定めました。
9時～12時（午前勤務時間3時間）
12時～13時（休憩時間1時間）
13時～18時（午後勤務時間5時間）
また、午前午後で15分の休憩を（自分自身の裁量で）とる事とし、全体の勤務時間を7時間30分としました。
例えばタバコ休憩は休憩をする人としない人で差ができますよね。
タバコ休憩をする人はこの15分で行いなさい、吸わない人も同様の権利があります。と。
（当社には喫煙者はいなかったのですけれどね・・・）
さらに午後の5時間を超えて業務をする場合は厚労省の連続6時間勤務に抵触する可能性がありますので残業する場合は以下のようにします。
18時～18時30分（休憩時間30分⇒6時間以上勤務の場合は午後休憩の15分と合計して45分になります）
残業の場合は18:30以降を集計することにして連続勤務時間をクリアしました。
労働日数の設定
次は労働日数の設定です。
当時、その年の私の休日を数えてみました。私が代表になった年、頑張って年間休日計画を立てたのですが、休日数が107日ありました。
このため、年間休日を107日としてみて検証してみます。
365（日/年）-107（日/年）=258（日/年）
258（日/年）÷12月=21.5（日/月）
258（日/年）÷52週=4.96（日/週）⇒約5（日/週）
4.96（日/週）×7.5（時間）=37.2（時間/週）
厚生労働省によると1週間の労働時間は最大40時間となりますから、107日の年間休日をベースに計算すれば
行政の規則に従った自社のルールづくりができるというわけになります。
ただ、忙しい時と暇なときってバラバラでは？
そう、忙しい月もあれば暇な月もあります。
厚労省では以下のように定めています。
変形労働時間制は、労使協定または就業規則等において定めることにより、一定期間を平均し、１週間当たりの労働時間が法定の労働時間を超えない範囲内において、特定の日又は週に法定労働時間を超えて労働させることができます。「変形労働時間制」には、(1)1ヶ月単位、(2)1年単位、(3)1週間単位のものがあります。
だからこそ、年間の予定を立てることにより、月の変動は認められることになります。
年間休日107日で年間休暇の計画を立てることで、年間業務の波を上手に乗りこなすことができそうです。
また、社員にとっても今年の夏休みって何日あるの？お正月はどれぐらい休めるの？
を、事前に知ることで旅行の計画や帰省の計画を立てやすくなりますから、年間スケジュールは必須なのです。
次回はこれらのルールをジョブカン勤怠管理に反映するやり方と年間スケジュールの組み方についてを書いていきます。