住宅会社の業務マニュアルが作れない本当の理由｜属人化を防ぐ“指示事項管理”という新しい考え方
組織の中で「業務マニュアル」はどんな役割を果たしているのか？
業務マニュアルについてどう考えていますか？
このブログを読んでくださっているのは、経営者や管理職の方だと思います。
そういった立場の方は、実際にはマニュアルなんて必要ありませんよね。
自分で仕事を組み立てられますし、判断の基準も持っているからです。
むしろ「新人や未熟なメンバーのために用意してあげたい」と思う方が多いはずです。
- 新人がスムーズに仕事を覚えられるように
- 毎回いちいち教える手間を減らしたい
- 間違いを減らすための仕組みをつくりたい
こうした発想は、私も同じでした。
つまり、目線は常に“下”に向いているわけです。
新人や経験の浅いスタッフのために時間を使うほど暇ではないので、マニュアル作成は中堅メンバーに任せる。
そして中堅メンバーも忙しくて後回しになる。
結果、いつまで経ってもマニュアルが完成しない。
おそらく多くの会社が、この状態に陥っています。
しかし、本当のマニュアルの役割はまったく違う
ここを読んでいる方は、経営者か組織を率いる立場のはず。
であれば、日々部下たちにさまざまな「指示」をしていますよね。
その指示、残っていますか？
例えば、
「利益率を24％から30％に上げよう」
こう言ったとして、どこかに記録していますか？
部下はメモしたでしょうか？
あなた自身は覚えていますか？
また中途採用のケース。
内定時に伝えた月給の金額を、実際に入社する3か月後まで正確に覚えていますか？
これは私が実際に目の当たりにした例ですが、案外忘れてしまうものなんです。
こうした“口頭の指示”は本当に多い。
でも、どこにも残っていない。
ここにこそ、マニュアルの重要な役割があります。
「記憶に頼らない」ことがマニュアルの第一歩
例えばこんなこと、ありませんか？
- 「休む前には上長に連絡するように」と言ったのに誰もやらない
- 「無垢材はオスモで塗装する」と決めたのに、翌週には勝手に別メーカーを使っている
- 「利益率30%を目標に」と言ったはずなのに、誰も覚えていない
これらすべて、記録されていれば防げます。
そして、記録されていれば共有できます。
共有されていれば、会社の意思として浸透します。
業務マニュアルとは、
組織の記憶を残すための道具
なのです。
マイクロソフトを使っている会社なら便利な方法がある
多くの会社ではマイクロソフトのアプリを採用していますよね。
その中に、非常にマニュアル作成と相性の良いツールがあります。
そこで作成すれば、
- 共有範囲を部門ごとに制限できる
- ノートの順番を入れ替えられる
- 親子構造で階層化できる
- 何より“検索できる”
という強みがあります。
検索できるということは、
“社員が自分で調べられる”ということです。
これは組織運営にとって非常に大きい。
拠点が違っても、会わなくても、同じマニュアルを見られる。
そして誰でも編集できる。
これが紙やエクセルでは絶対に実現できない価値です。
ITが苦手でも大丈夫。セカンドオフィスが伴走します
ITツールと聞くと難しく感じる方も多いでしょう。
でも、安心してください。
セカンドオフィスでは経営者、管理職、中堅社員、組織全体に向けてレクチャーを行っています。
御社の環境に合わせたツールの選定や、使い方の指導も可能です。
建築業界は指示事項が多く、しかも忘れられやすい。
だからこそ、指示事項を“まとめて残す”という考え方が強いマニュアルをつくります。
まとめ
業務マニュアルは「新人のための説明書」ではありません。
- 経営者の指示を残す
- 組織の記憶を蓄積する
- ルールを共有し、ブレを無くす
これが本来の役割です。
指示事項から整理していくと、会社が強くなるマニュアルが必ずできます。
その構築は、私たちセカンドオフィスがお手伝いできますので、ぜひご相談ください。