業務フローが機能しない本当の理由｜工務店・住宅会社が必ず失敗するツール選びとは

未分類

業務フローで失敗する会社には、共通点があります

今日は「業務フローで失敗するポイント」について書きます。

結論から言います。
業務フローが機能しない原因は、ほぼ100％“使っているツール”です。

もっと突き詰めると、
コンサルティング業界の悪習 が、そのまま住宅会社に持ち込まれているケースが非常に多い。

順を追って説明します。

業務フローが回らない最大の原因は「エクセルとパワポ」

私がこれまで見てきた多くのコンサル会社。
ほぼ例外なく使っているツールが、

  • エクセル
  • パワーポイント

です。

誤解のないように言っておきますが、
私もコンサルをしていますし、同業を貶めたいわけではありません。

ただ事実として、
この2つのツールが業務フロー運用の足を引っ張っている。

エクセルやパワポは、
・導入ハードルが低い
・誰でも一度は触ったことがある
というメリットがあります。

しかし、業務フローを「回し続ける」道具としては致命的に向いていません。

失敗する業務フローツールに共通する欠点

エクセル、パワーポイントに限りません。
スプレッドシート、Googleスライドも本質は同じです。

共通点はひとつ。

「修正が面倒」

業務フローは、必ず変わります。

A → B → C → D
だった流れが、

A → B → D → C

に変わる。
このとき、エクセルでCとDを入れ替えるのは、地味に面倒です。

  • 行を入れ替える
  • レイアウトが崩れる
  • 改ページがおかしくなる
  • 印刷すると見づらい

結果、
「あとで直そう」→直されない
が発生します。

パワーポイントはスライドの入れ替え自体は楽です。
しかし、業務フローを全部パワポで作ると、今度はファイル数が地獄になります。

業務フローを作るのは「一番忙しいベテラン」

業務フローを作れるのは誰か。
当然、仕事を一番わかっているベテランです。

でもベテランは、

  • フローは頭に入っている
  • そもそも作る必要性を感じにくい
  • 仕事を多く抱えていて忙しい

だから、作ったとしてもメンテナンスまで手が回らない。

A → B → C → D が
A → B → D → C に変わるたびに、
エクセルやパワポを開いて修正する時間なんて、正直ありません。

つまり、
中小零細の住宅会社に、業務フローを丁寧に管理する余力はない
というのが現実です。

では、どうすれば業務フローは回るのか

ここから解決策です。

コンサルの「完成形フロー」をそのまま使うと失敗する

コンサル会社には業務フローのテンプレートがあります。
見た目も良く、網羅的で、一見すると完璧です。

そして必ず言われます。
「御社用にカスタマイズしましょう」

しかし、
エクセルやパワポで作られたフローは、カスタムした瞬間に“次の修正”が地獄になります。

エクセルが得意な社員がいれば、まだマシ。
ただ、そういう人ほど他の仕事も抱えていて、
業務フロー修正に時間を割けないケースがほとんどです。

業務フローは「階層化できるツール」で作るべき

業務フローに向いているのは、
マインドマップのように階層構造を持てるツールです。

  • ドラッグで順番を入れ替えられる
  • 親子構造で整理できる
  • 修正に心理的ハードルがない

私は OneNote をおすすめしています。

ノートブック → セクション → ページ
という階層構造なので、入れ替えがとにかく楽。

さらに、文字量を書けるため検索性が高い。
これが、現場ではかなり効きます。

業務フローは「若手中心」で育てるもの

業務フローを一番必要としているのは誰か。
答えは明確で、若手社員です。

若手はわからないことだらけ。
だから上司や先輩に聞きます。

ところが、
古い業務フローを見る
→ 現状と違う
→ 確認する分、余計に時間がかかる

こうなってしまう。

私の提案はシンプルです。

  • 若手が業務フローを見る
  • 足りない部分を自分で書き足す
  • それを後輩が見る
  • さらに追記されていく

つまり、
業務フローを「若手の忘備録」として育てる。

人数が多くない住宅会社なら、
教える上司とフローを作った人が同じケースがほとんど。
だから実務とズレにくく、現場で使える。

完璧な業務フローは、住宅業界には存在しない

断言します。
完璧な業務フローマニュアルは存在しません。

  • 会社方針は変わる
  • 建材は変わる
  • 工法も変わる

そのたびにフローと実務はズレます。

だから最初から
「完成度の高い、美しい業務フロー」
は必要ありません。

必要なのは、
現状に合わせて、すぐ直せる骨格だけ。

世代を重ねるごとに、
勝手に使いやすくなっていく業務フロー。
それが、住宅会社にとって一番強い形です。

ITが苦手でも問題ありません

とは言え、
ITが苦手な経営者、リーダーが多いのも事実です。

ただ、これからの住宅業界においてITは、
大工の金づちと同じくらい重要な道具です。

だからこそ、
ITに詳しい元・同業者を顧問やコンサルとして使う価値があります。

業務フローだけでなく、
仕組み・ツール・運用まで含めて整えれば、
会社のリソースはもっと業績に使えるようになります。

まずは一度、無料相談をご利用ください。